Cítíte se někdy uspěchaní a vystresovaní? Připadá vám, že nemáte dost času? Pokud ano, nejste sami. Každý se tak čas od času cítí. Pokud je toho ale moc a vnímáte tak každý den, je nejvyšší čas podívat se tomu na zoubek a začít lépe hospodařit s časem. Sepsali jsme pro vás několik tipů, které vám pomohou lépe zvládnout váš den a nabitý program s větší lehkostí a klidem.
1. Naplánujte si svoje úkoly
Udělejte si seznam úkolů, které máte v plánu splnit. To vám pomůže udržet si pořádek a směr a také vám to zajistí, abyste nezapomněli na nic důležitého. Jen dejte pozor, aby se z užitečného seznamu nestala jen další stresující záležitost. Místo dlouhého úkolníčku na celý týden si vše rozdělte do denních seznamů úkolů. Bude se vám to zdát více zvládnutelné a méně náročné.
Nepřehánějte to ani s množstvím úkolů. Pokud se při pohledu na svůj to-do-list cítíte zahlcení, je jasné, že jste si toho naplánovali příliš. Tři větší úkoly bohatě stačí. A nezapomeňte ani na rezervu pro nečekané události, které bude třeba řešit ihned, zcela mimo plány.
2. Dejte úkolům prioritu
Dalším užitečným tipem je přiřadit úkolům správnou prioritu. Zjistěte, které úkoly jsou ty nejdůležitější, a na ty se zaměřte nejdříve. Nejdůležitější ale neznamená ten nejvíce viditelný, který působí velmi neodkladně.
Projděte si seznam svých úkolů v klidu, jeden po druhém. Označte míru jejich důležitosti, naléhavosti, ale také přínosu, co se týče výsledku, když jej úspěšně dokončíte. Vezměte v úvahu i úkoly, na kterých spolupracuje více lidí a vy jste jeden z článků řetězce. Tohle všechno vám pomůže lépe vybrat čím začít a zaměřit se na to opravdu důležité. Pak prostě jen začněte a plňte naplánované úkoly jeden za druhým.
3. Buďte efektivní
Být efektivní neznamená, že musíte věci uspěchat a rychle udělat. Je to spíš o tom uvědomit si, jak jednotlivými úkony trávíte čas. Pokud vám třeba něco trvá opravdu dlouho, zeptejte se sami sebe, zda existuje lepší způsob, jak danou činnost udělat. Vyhovoval by vám lépe jiný čas, kdy se práci budete věnovat? Nebo co třeba možnost spolupracovat s další osobou? Můžete také zjistit, že nemáte dost informací nebo nevíte, jaký výsledek se od vás přesně čeká. To všechno mohou být důvody, proč vám práce nejde tak od ruky, jak by mohla.
Další ze způsobů, jak si zefektivnit práci, je dát si podobné úkoly dohromady. Například pokud potřebujete vyřídit několik telefonátů, vyřešte je všechny najednou, místo abyste nejdříve zavolali první osobě, poté dělali něco jiného a pak znovu telefonovali. To samé s pochůzkami nebo vyřizováním e-mailů. Spojte podobné úkoly a uvidíte, že ušetříte spoustu času i energie.
4. Nedělejte všechno sami
Kdykoli je to možné, delegujte. Požádejte o pomoc rodinu, přátele nebo kolegy. Spolupracujte a nebojte se říct si o pomoc. Možná jen děláte něco, v čem nejste tolik dobří nebo vás to prostě a jednoduše tolik nebaví, a proto tím strávíte mnohem více času, než by bylo nutné. Předání úkolů vám pomůže soustředit se na to, v čem jste nenahraditelní a jedineční jen a pouze vy. Zbytek s klidem přenechte někomu jinému.
Při delegování úkolů se nejdříve ujistěte, že daný úkol opravdu lze delegovat. Ne všechno můžete předat jiné osobě, něco můžete udělat jen vy, ať je to pro vás jakkoliv nepříjemné. Pokud to ale možné je, vyberte správnou osobu a úkol jí předejte. Jen pozor! Cílem delegování není zbavit se nepohodlných úkolů a hodit je na někoho jiného. Vždy jde o spolupráci. Snažte se dosáhnout nejlepšího výsledku s dobrým pocitem všech zúčastněných.
5. Dopřejte si přestávku
Nezapomeňte si naplánovat čas pro sebe. Ujistěte se, že o sebe pečujete a děláte si mezi úkoly pauzy tak, jak potřebujete. Pokud budete pracovat dlouho bez oddychu, budete unavení a postupem času i méně produktivní. Naplánujte si mezi pracovní bloky krátké přestávky a využijte je k odpočinku, pohybu nebo k čemukoliv příjemnému, co vás nabudí do dalších úkolů.
Můžete si třeba udělat rychlou procházku kolem bloku, protáhnout se nebo chvíli poslouchat oblíbenou hudbu. Dobrý způsob, jak vypnout, je poobědvat venku, zdřímnout si nebo zavolat příteli. Všechny tyto činnosti vám pomohou načerpat nové síly a být produktivnější.
Vyzkoušejte těchto pět tipů a budete na cestě k tomu, abyste měli den lépe organizovaný a získali tak více času pro sebe a svoje koníčky. Zavedení struktury do vašeho dne, prioritizování úkolů a uvědomění si, jak trávíte čas, vám pomůže využít každou hodinu naplno. A díky tomu můžete dokončit více věcí a přesto se nebudete cítit tolik vystresovaní.
Máte vlastní vyzkoušené tipy, jak zkrotit čas? Napište nám je do komentářů pod článek.
